你的收件箱里现在有多少邮件？几十个？恐怕是数百，甚至数千。我们收到了太多的电子邮件。

　　　　在英特尔2008年的调查显示雇员平均每星期收到350封电子邮件;在摩根士丹利，员工每星期收到625封新邮件。行政人员收到的电子邮件数量更多。在某些情况下，员工每周光是处理电子邮件就需要花费20个小时。

　　每天处理这些信息很不轻松。某些类型的电子邮件比其他的更难以处理–有些需要你查看你的日程表，有些需要查找更多的信息，或是回复一个详尽的解释，或是要做一个困难的决定。尽管你可以拖着让这些邮件留在收件箱里，意味着你现在不打算做这些事。但新的消息就像俄罗斯方块一样一直堆积到旧的上面，直到你不得不去搞定他。

　　像用邮筒一样使用你的收件箱：清空它，每次检查一下。这并不难做到。如果你养成了这个习惯，你就会觉得在这件事情上你比其他人都要快。

　　关键在于要训练你自己对每一封电子邮件当场做出决定，并把它放在随时就可以找到的地方。您不需要一个复杂的筛选系统。只有三种类型的电子邮件：你需要做的，你正在等待进展的，和你以后可能要参考的。请在您的电子邮件程序里创建三个文件夹：待办事项，参考，等待。（截图里我们使用Microsoft Outlook，但是这个系统可以在任何电子邮件程序中工作。）

　　当你阅读一封邮件，如果只是需要一个快速的回复，当场就回掉。如果是垃圾邮件，删掉。其他的都放到你的三个文件夹之一中。

　　如果这封邮件是你需要完成的任务——例如老板的要求，放到你的待办事项中，并添加到您的工作清单里。如果这封邮件是某件你正在等待的事情——例如一个包装货单通知或一个同事承诺下周二把东西给你，把这封邮件放到你的等待文件夹里，或许还要加到你的日程上。其他的邮件——转发的，仅供参考的，“只是认为你应该知道”的——都放到参考文件夹里。这就是你的电子邮件资料库，您可以在任何时间搜索你以后可能会需要的信息。

　　尝试清空收件箱中最难的部分是一开始面对数以千计的消息的时候。给自己省点力：把收件箱这3天以前的所有的邮件移动到一个积压邮件文件夹中。把剩下的邮件都放到你新建的那三个文件夹里。当你有空的时候，再去处理积压邮件文件夹里的邮件，放心，总是会有新邮件让你处理的。

　　吉娜特拉帕尼是作者 升级你的生活  创始编辑的Lifehacker.com。聪明地工作，每周出现在FastCompany.com。

　　原文引自：http://article.yeeyan.org/view/30993/76492